ملف Word لا يظهر بالشكل الذي صممته إلا على جهاز يملك نفس الخطوط ونفس إصدار البرنامج ونفس الإعدادات. أرسله إلى أي مكان آخر، وقد تلتف الجداول بشكل مختلف، وتتبدّل الخطوط، ويصبح الخطاب المكوّن من صفحتين ثلاث صفحات. ملف PDF يثبّت التنسيق: يفتح بنفس الصورة على كل جوال وحاسوب وطابعة. ولهذا تُطلب النماذج والسير الذاتية والعقود والخطابات الرسمية بصيغة PDF في أغلب الأحيان.
التحويل نفسه سهل. أما التحويل الجيد فيعتمد في الغالب على أمر قلّما ينتبه إليه أحد: أي جهاز يقوم بالتحويل، وما الخطوط المثبّتة عليه.
لماذا يهم الجهاز الذي يُجري التحويل؟
يُرسم ملف PDF بواسطة البرنامج الذي ينشئه، وباستخدام الخطوط المثبّتة على ذلك الجهاز. فإذا كان مستندك يستخدم خطاً غير موجود عليه، استُبدل بخط آخر. والخط البديل يختلف قليلاً في عرض حروفه، فتنكسر الأسطر في أماكن مختلفة، وتطول الفقرات أو تقصر، وتتحرك فواصل الصفحات.
هذا مهم جداً في المستندات العربية. خطوط مثل Traditional Arabic وSimplified Arabic وSakkal Majalla تأتي مع ويندوز وأوفيس، لكنها غير موجودة في كثير من الجوالات وأجهزة ماك وأدوات التحويل عبر الإنترنت. القاعدة الأسلم: حوّل المستند على الجهاز الذي يظهر عليه بالشكل الصحيح أصلاً.
الطريقة الأولى: برنامج Word نفسه (الأفضل إن كان متاحاً)
Word يملك خطوطك، فالتصدير منه هو الأكثر أمانة للأصل. افتح ملف ← حفظ باسم، واختر PDF نوعاً للملف، وقبل الحفظ انتبه إلى هذه الإعدادات:
- التحسين لـ: الخيار القياسي يُبقي الصور بجودة الطباعة، وخيار الحد الأدنى للحجم يضغط الصور أكثر، وهو مفيد للبريد والبوابات الإلكترونية، ولا يغيّر شيئاً في المستندات الخالية من الصور.
- خيارات ← إنشاء إشارات مرجعية باستخدام العناوين: إذا استخدمت أنماط العناوين في Word، فهذا الخيار يمنح ملف PDF فهرساً قابلاً للنقر في اللوحة الجانبية، وهو يستحق التفعيل في أي مستند يزيد على بضع صفحات.
- خيارات ← علامات بنية المستند لإمكانية الوصول: أبقه مفعّلاً؛ فهو يساعد قارئات الشاشة ويجعل استخراج النص أدق.
- خيارات ← ما سيتم نشره: إذا كان المستند يحتوي على تعقّب تغييرات أو تعليقات، فتأكد أن الخيار هو المستند وليس المستند مع إظهار العلامات، وإلا ظهرت تعديلاتك في ملف PDF لكل من يفتحه. والأفضل أن تقبل التغييرات أو ترفضها وتحذف التعليقات قبل التصدير.
- خيارات ← متوافق مع PDF/A: لا تفعّله إلا إذا طُلب منك تحديداً. هذه صيغة أرشفة تضمّن الخطوط كاملة وتنتج ملفات أكبر.
ويعمل Word على الويب أيضاً: افتح قائمة ملف واختر تنزيل بتنسيق PDF (تجده تحت «حفظ باسم» أو «تصدير» حسب الإصدار). التحويل هنا يتم على خوادم مايكروسوفت، فينطبق عليه ما ذكرناه عن الخطوط إذا كنت تستخدم خطوطاً غير شائعة.
الطريقة الثانية: مستندات Google
ارفع ملف .docx إلى Google Drive، وافتحه بمستندات Google، ثم اختر ملف ← تنزيل ← مستند PDF. يعمل ذلك جيداً مع المستندات البسيطة، لكن انتبه إلى أن مستندات Google تحوّل ملف Word إلى صيغتها الخاصة أولاً، فقد تتحرك التنسيقات المعقدة ومربعات النص، وقد تُستبدل بعض الخطوط العربية. قارن عدد الصفحات بالأصل قبل الإرسال.
الطريقة الثالثة: LibreOffice (مجاني ويعمل على جهازك)
يفتح برنامج LibreOffice Writer ملفات Word، ويوفّر أمر ملف ← تصدير بصيغة PDF مع تحكم مفصّل في ضغط الصور. ولأنه يعمل على جهازك، فهو يستخدم الخطوط المثبّتة لديك، وهذه ميزة حقيقية مقارنة بأدوات التحويل عبر الإنترنت إن لم يكن لديك أوفيس.
الطريقة الرابعة: أداة تحويل عبر الإنترنت
حين تكون على جهاز لا يوجد عليه Word، كحاسوب مستعار أو جوال، فأداة التحويل عبر الإنترنت هي الخيار العملي. أداة تحويل Word إلى PDF في موقعنا من الأدوات القليلة التي تتطلب رفع الملف، لأن المتصفح وحده لا يستطيع تنسيق مستند Word بدقة. يُحوَّل الملف على خادمنا، ثم يُحذف هو والملف الناتج فور إرسال PDF إليك.
تتعامل الأداة مع العربية بالشكل الصحيح: اتجاه الكتابة من اليمين، واتصال الحروف، والفقرات المختلطة بين العربية والإنجليزية. وإذا استخدم مستندك خطاً غير موجود على خادمنا، يُستبدل بخط عربي مشابه، فراجع التنسيق. أما إن كنت تريد تطابق الخط تماماً، فالتصدير من Word نفسه يبقى المعيار الأدق.
تحويل Word إلى PDF PDF مطابق لمستندك، بما في ذلك النص العربي والجداول.
فحص خاص بالعربية يستحق ثلاثين ثانية
قد يبدو ملف PDF مثالياً، بينما يخفي تحته نصاً مبعثراً. كل ملف PDF يخزّن شيئين: أشكال الحروف التي تراها، وطبقة نص مخفية تُستخدم عند النسخ والبحث وفي قارئات الشاشة. وفي العربية، تعتمد سلامة هذه الطبقة المخفية اعتماداً كبيراً على الخط.
عندما اختبرنا أداة التحويل لدينا بنفس الفقرة العربية مكتوبة بخطوط مختلفة، بدت كلها متطابقة على الشاشة. لكن حين نسخنا النص منها، خرج النص سليماً تماماً مع خطوط مثل Segoe UI وAmiri، بينما أعادت بعض الخطوط ذات الطابع التقليدي حروفاً في غير ترتيبها. والصفحة المرئية كانت سليمة في كل الحالات.
لتفحص ملفك، افتح ملف PDF، وانسخ فقرة، والصقها في المفكرة أو في رسالة بريد فارغة. إن ظهرت صحيحة فقد انتهيت. وإن ظهرت مبعثرة وكان المستند يحتاج إلى أن يكون قابلاً للبحث، كالمستندات المؤرشفة، أو الموجّهة لقارئات الشاشة، أو النصوص التي سينسخها غيرك، فغيّر خط النص الأساسي إلى خط أثبت سلامته في الاختبار، ثم حوّل من جديد.
قبل أن ترسل الملف
- عدد الصفحات مطابق لمستند Word.
- لا يوجد عنوان معلّق في أسفل صفحة، ولا صف جدول منقسم بشكل مزعج بين صفحتين.
- الروابط قابلة للنقر، إن كان المستند يحتوي عليها.
- الشعارات والتوقيعات واضحة بتكبير 200%.
- حجم الملف مناسب للجهة التي سيذهب إليها. وإذا رفضته بوابة، فاطّلع على دليل تصغير حجم ملف PDF.
- إذا كنت تحتاج إلى إرسال عدة مستندات كملف واحد، فادمج ملفات PDF بدلاً من لصق كل شيء في مستند Word واحد.
ماذا عن الاتجاه المعاكس؟
تحويل PDF إلى Word مسألة أصعب بكثير. ملف PDF يسجّل موضع كل حرف على الصفحة، لا الفقرات والأنماط، فتضطر أداة التحويل إلى إعادة بناء البنية بالاستنتاج. تنجح في ذلك مع الخطابات والتقارير العادية، أما النتائج العربية فينبغي مراجعتها دائماً. احتفظ بملف Word الأصلي كلما أمكنك؛ فهو أفضل من أي إعادة بناء.
تحويل PDF إلى Word احصل على مستند Word قابل للتعديل من ملف PDF.