يطلب منك نموذج التقديم «إرفاق جميع المستندات الداعمة في ملف PDF واحد». لديك صورة الهوية، وشهادة، وخطاب من البنك، ونموذج من صفحتين، وكلها ملفات منفصلة. دمجها لا يستغرق أكثر من دقيقة بالأداة المناسبة. ما يستحق تفكيراً أكثر قليلاً هو الترتيب، وبعض الأشياء التي لا تنتقل مع الدمج.
طرق دمج ملفات PDF
من المتصفح، على أي جهاز
أداة دمج PDF في موقعنا تجمع الملفات داخل متصفحك، فلا يُرفع أي شيء، وهذا مهم حين تكون المستندات هويات وعقوداً. أضف الملفات، ورتّبها، وحمّل ملف PDF واحداً. يظهر أمام كل ملف رقم يحدد موضعه في المستند النهائي، وقد فعلنا ذلك عن قصد: القائمة تُقرأ من اليمين إلى اليسار في العربية ومن اليسار إلى اليمين في الإنجليزية، والسؤال «أيّها الأول؟» لا ينبغي أن تتوقف إجابته على لغة الصفحة.
دمج ملفات PDF رتّب الملفات بالترتيب الذي تريده ثم ادمجها في مستند واحد.
على أجهزة ماك: تطبيق المعاينة (Preview)
افتح ملف PDF الأول في تطبيق المعاينة، وفعّل عرض ← الصور المصغّرة. اسحب ملفات PDF الأخرى من Finder إلى الشريط الجانبي، وأفلت كل ملف في موضعه الصحيح، ثم استخدم ملف ← تصدير بتنسيق PDF لحفظ الملف المدمج باسم جديد. التصدير بدلاً من الحفظ يُبقي ملفك الأول دون تغيير.
على الآيفون والآيباد: تطبيق الملفات
في تطبيق الملفات، اضغط تحديد، واختر ملفات PDF (والصور إن أردت)، ثم اضغط زر المزيد واختر إنشاء PDF. يتبع الترتيب طريقة فرز الملفات في المجلد، فأعد تسميتها أولاً إن كان الترتيب مهماً، مثل «1 الهوية» و«2 الشهادة».
على ويندوز
لا يوفّر ويندوز طريقة مدمجة لجمع ملفات PDF، فخيار «Microsoft Print to PDF» لا يطبع إلا مستنداً واحداً في كل مرة. استخدم أداة تعمل من المتصفح، أو ميزة دمج الملفات في Adobe Acrobat إن كان لديك ترخيص مدفوع.
كيف تضبط الترتيب؟
- اتبع القائمة المطلوبة منك. إذا كان النموذج يعدّد المستندات المطلوبة، فادمجها بنفس الترتيب؛ فالموظف الذي سيراجعها سيسير على القائمة نفسها.
- رقّم ملفاتك قبل أن تبدأ. تسمية الملفات «01» و«02» و«03» تجعل كل أداة وكل مستعرض ملفات يعرضها بالترتيب الصحيح.
- تريد إدراج صفحة في منتصف مستند؟ قسّم المستند عند ذلك الموضع، ثم ادمج الأجزاء وضع الصفحة الجديدة بينها.
- انتبه إلى الصفحات المقلوبة. الصفحة التي مُسحت بشكل جانبي تبقى جانبية بعد الدمج، فصحّح اتجاهها في الملف الأصلي أولاً.
تقسيم ملف PDF استخرج الصفحات التي تحتاجها فقط، أو افصل كل صفحة في ملف مستقل.
ما الذي ينتقل مع الدمج، وما الذي لا ينتقل؟
الدمج ينسخ الصفحات كما هي، فتنتقل معظم الأشياء سليمة: يبقى النص قابلاً للتحديد والبحث، وتحتفظ الصور بدقتها الأصلية، وتحتفظ كل صفحة بمقاسها، فيمكن أن تجتمع صفحة A4 مع صفحة بمقاس Letter في الملف نفسه. لكن بعض الأشياء تختلف:
| العنصر | بعد الدمج | ماذا تفعل |
|---|---|---|
| النص والصور ومقاس الصفحة | تبقى كما هي تماماً | لا شيء |
| الإشارات المرجعية (فهرس اللوحة الجانبية) | تضيع غالباً | أعد إنشاءها بعد الدمج إن احتاجها المستند المدمج |
| حقول النماذج القابلة للتعبئة | قد تتوقف عن العمل | عبّئ النموذج واحفظه قبل الدمج |
| التوقيعات الرقمية | تفقد صلاحيتها | أرسل المستندات الموقّعة كملفات منفصلة، أو ادمج أولاً ثم وقّع الناتج |
| الحماية بكلمة مرور | لا يمكن قراءة الملف | افتحه بكلمة المرور واحفظ نسخة غير محمية أولاً |
التوقيع الرقمي يشهد على ملف واحد بعينه. الملف المدمج ملف جديد، فلا يعود التوقيع مطابقاً لما وُقّع عليه، وكثير من برامج قراءة PDF ستُظهر تحذيراً عندها. إذا كانت جهة ما تشترط مستنداً موقّعاً، فلا تضمّه إلى ملف مدمج ما لم تؤكد الجهة أن ذلك مقبول.
كيف تُبقي حجم الملف المدمج معقولاً؟
حجم الملف المدمج يساوي تقريباً مجموع أحجام أجزائه: ثلاثة مستندات نصية حجم كل منها 100 كيلوبايت تعطي نحو 300 كيلوبايت، وثلاثة مستندات ممسوحة حجم كل منها 2 ميجابايت تعطي نحو 6 ميجابايت. إذا كنت ستستخدم بوابة رفع، فاجمع الأحجام قبل الدمج. وإن كان المجموع أكبر من المسموح، فاضغط الملفات الممسوحة أولاً، أو اضغط الملف المدمج بعد ذلك. يشرح دليل تصغير حجم ملف PDF الطريقة المناسبة لكل نوع من الملفات.
وإذا كانت بعض مستنداتك صوراً وليست ملفات PDF، فحوّلها إلى صفحات PDF أولاً وصغّرها في الطريق؛ فلا داعي لأن تزن صورة إيصال أربعة ميجابايتات.
تحويل JPG إلى PDF اجمع عدة صور في مستند PDF واحد مرتّب.
مراجعة أخيرة
- تصفّح الملف المدمج كاملاً مرة واحدة: هل كل الصفحات موجودة، وبالترتيب، وفي الاتجاه الصحيح؟
- أعطه اسماً واضحاً مثل «Application-Documents-Ahmed.pdf» بدلاً من «merged(3).pdf». الأحرف الإنجليزية أسلم هنا، فبعض البوابات تتعثر مع الأسماء العربية.
- احتفظ بالملفات الأصلية منفصلة؛ فإن طلب منك المراجع مستنداً واحداً بمفرده، ستحتاج إليه.